Eventlogistik

Der Bereich Logistik stellt einen Wirtschaftszweig sowie eine spezielle Abteilung in Unternehmen oder Organisationen dar. Zu dessen Aufgaben gehören Planung, Durchführung, Steuerung und Optimierung von Informations-, Güter- oder Personenströmen. In diesem Rahmen kümmert sich die Logistik um das Lagern, Transportieren, Kommissionieren, Umschlagen, Verpacken, Sortieren oder Verteilen. 

Der Messe- und Eventlogistik-Bereich beinhaltet die logistische Organisation von Ausstellungen, Messen oder Events. Spezielle Dienstleister bieten den Veranstaltern ihre Unterstützung im organisatorischen Bereich an und stellen Mitarbeiter oder Ausrüstung zur Verfügung. Dabei wird auch der Transport von Ausrüstungsgegenständen, die für eine Veranstaltung benötigt werden, von einem Dienstleister übernommen. Im Rahmen dieses Services übernimmt die Logistik-Agentur Tür-zu-Tür-Transporte zwischen dem Ausstellungs- oder Veranstaltungsort und dem Unternehmensstandort. Zum Service zählen auch das Be- und Entladen der Transportfahrzeuge, sowie die Lagerung und das Handling der Transportverpackungen.  Eventagenturen werden von ihren Kunden mit der kompletten Organisation der Veranstaltungen beauftragt und übernehmen die gesamte Abwicklung inklusive der Bereitstellung des benötigten Personals am Ausstellungs- oder Veranstaltungsort. Viele Logistik-Unternehmen verfügen über eigenes Equipment, das sich Unternehmen für ihre Veranstaltungen ausleihen können.

Zu den Events zählen Musik- und Sportveranstaltungen oder firmenbezogene Veranstaltungen, wie Produktpräsentationen oder Firmenjubiläen. Logistik-Agenturen verfügen über ein breites Einsatzspektrum und sind in der Lage, jede Veranstaltung organisatorisch zu unterstützen.  Manche Logistikfirmen übernehmen auch die Organisation und Abwicklung von Veranstaltungen, die im Ausland stattfinden. Dafür setzen sie qualifizierte Mitarbeiter ein, die sich mit den Gegebenheiten vor Ort auskennen oder sich mit ihnen vertraut machen. Bei Events, die in anderen Ländern stattfinden, kümmert sich das Logistikunternehmen auch um die Verzollung der bei der Veranstaltung benötigten Gegenstände oder Produkte, sowie um eine sichere Transportverpackung. Zu den Leistungen der Anbieter gehören auch eine Transportversicherung und die Dokumentation des Veranstaltungsablaufs.  Bei allen Veranstaltungen unterstützen die Logistiker ihre Kunden auf Wunsch bereits in der Planungsphase und übernehmen die Projektberatung. Sie gewährleisten ein effizientes Zeitmanagement und sorgen dafür, dass Fristen eingehalten werden. Außerdem gehören die Überwachung von Sendungen und der Transport sensibler Gegenstände wie Musikinstrumente zu den Aufgaben der Logistiker.

Personen- und temperaturgeführte Transporte sind ebenfalls Bestandteil der Leistungen. Eventlogistik-Dienstleister arbeiten mit kurzen Reaktionszeiten und versehen die eingelagerten Produkte oder Systeme mit entsprechenden Artikelnummern. Eine optimale Lagerhaltung ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Dienstleisters. Nur so können die Agenturen für ihre Kunden Veranstaltungen erfolgreich abwickeln.  Die Lagerhaltung beinhaltet auch eine professionelle Reinigung, Wartung und Pflege des Eventequipments, das an die Kunden stets in einwandfreiem Zustand ausgeliehen wird. Für diese Aufgaben sind qualifizierte Mitarbeiter erforderlich, damit die Ausrüstungsgegenstände jederzeit einsatzbereit sind.

Mit dem Mietequipment der Eventlogistiker können Unternehmen und private Kunden ihre Events kostengünstig durchführen, ohne dafür eigene Ausrüstung kaufen zu müssen. Zu den Mietartikeln zählen beispielsweise Präsentationssysteme, Faltdisplays oder Rollups, die für Produktpräsentationen genutzt werden. Bei Musik- oder Sportveranstaltungen kommt spezielles Veranstaltungsequipment, beispielsweise Mikrofone oder Soundanlagen zum Einsatz, das ebenfalls von Eventlogistikern ausgeliehen und von diesen fachgerecht auf- und abgebaut wird.  Deshalb zählt auch der Montageservice zum Dienstleistungsportfolio der Eventlogistik-Dienstleister. Zahlreiche Anbieter verfügen über einen eigenen Internetauftritt und bieten ihren Kunden die Möglichkeit, das benötigte Equipment und die passenden Dienstleistungen online auszuwählen und vorab zu buchen. 

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